La saisie de données occupe aujourd’hui une part importante de la gestion et administration d’entreprise. Elle permet de conserver des traces de vos données. De quoi faciliter les audits ou encore la mise en place de campagne marketing efficace et sur mesure. Tout dépend aussi des données que vous souhaitez transcrire. En tous les cas, voici quelques astuces que l’on peut vous conseiller pour ce faire.
Faire appel à des professionnels de la saisie de données
Premièrement, confiez la tâche à des professionnels. En ligne, vous avez le choix entre les prestataires indépendants ou des agences de saisie de données. Dans les deux cas, c’est une alternative pratique. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d’autres aspects du développement de votre entreprise. Et, vous aurez l’esprit tranquille en vous assurant que des pros se chargent de cette partie de vos tâches. Ils ont le savoir-faire et les outils nécessaires pour garantir la réussite de votre saisie de données.
- Les prestataires indépendants : ils coûtent moins cher, parce qu’ils travaillent seuls. Ainsi, ils ont moins de charges. Cependant, ils ne s’engagent pas dans plusieurs tâches en même temps. Pour cause, ils sont soucieux de la qualité de leur prestataire. Il faudra donc réserver les services de votre professionnel le plus rapidement possible pour avoir accès à la meilleure qualité de prestation.
- Les agences de saisie de données : elles proposent des devis plus importants. Cependant, elles disposent aussi d’équipes qui peuvent prendre en charge rapidement votre dossier. C’est le choix parfait si vous avez énormément de données à saisir.
Utilisez des logiciels pour faciliter la saisie de données
Sinon, la saisie de données n’est plus ce qu’elle était il y a 10 ans. Le secteur tend à se professionnaliser, mais également à être facilité par les logiciels de toutes sortes. Certains sont gratuits, d’autres non. Ce peut être des applications en ligne ou des programmes à faire installer sur votre ordinateur. On peut citer par exemple :
- Microsoft Excel pour la saisie de données comptable ou autres. Les nouvelles versions proposent des fonctionnalités plus intéressantes. Encore faut-il vous former auprès des professionnels pour savoir en faire usage à bon escient.
- Google Sheets qui est l’équivalent de Excel, mais sous forme d’application en ligne.
- OpenRefine afin de vous aider dans la préparation des données à saisir
- EpiData si vous proposez des résultats d’études et des enquêtes
- FileMaker pour la saisie et la gestion de données en ligne
- SurveMonkey qui s’occupe des résultats de sondages et des collectes de données
- KoboToolBox que vous pouvez utiliser sur les appareils mobiles pour un côté plus pratique.
Ce ne sont que quelques idées des programmes Open Source ou non que vous trouviez sur le marché et qui vous seront utiles pour cet exercice. Choisissez l’application qui s’adaptera le mieux à vos besoins.
Réalisez vos écritures au fur et à mesure pour minimiser la charge de travail
Afin de faciliter votre saisie de données, vous pouvez également faire preuve d’un peu d’organisation. Inutile d’attendre que les informations soient en trop grand nombre sur vos serveurs pour se lancer. Consacrez-y quelques minutes ou quelques heures par jour. Procédez petit à petit.
En réalisant vos écritures au fur et à mesure, vous minimisez aussi les risques d’erreurs et d’oublies. Ces derniers peuvent en effet avoir de lourds impacts sur la gestion et le développement de votre entreprise.
À savoir que les données à saisir varient au cas par cas. Ce peut être des informations sur les clients et prospects potentiels de votre entreprise. Il peut s’agir par ailleurs de données comptables, voire des résultats de sondage du marché, etc. Il faudra organiser la saisie en conséquence pour une lisibilité optimale.
